Bon. Vous avez réservé l’hôtel, le resto, une salle de travail, une activité sympa. Sur le papier, vous êtes parés ! Mais en événementiel, la réalité révèle souvent bien des surprises. Petite checklist des 5 points à vérifier pour s’assurer du bon déroulement de votre séminaire.
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Le timing du séminaire : Les temps de transport
Dans un événement d’entreprise, les horaires sont souvent très cadrés : chacun arrive à 9h, et repart à 18h. Il est d’autant plus important de les respecter si certains allers-retours se font en train ou en avion. Or, en matière d’horaire, pour des groupes de plusieurs dizaines de personnes, 1 + 1 est souvent égal à 3. Je m’explique : un trajet à pieds qui, seul, vous prend 10mn, en prendra facilement deux fois plus pour un groupe. Idem pour la montée dans le car ou le départ du restaurant, quand Sylvie et Catherine attendront pour passer aux toilettes, et que Michel, Didier et Myriam « finiront leur cigarette ». Aussi, dans votre planning, ne négligez jamais ces temps de latence entre activités, au risque de faire voler en éclat votre joli planning.
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Pour anticiper : La demi-heure de marge
C’est un point en grande partie corrélé au précédent. Quand vous établirez votre programme, prévoyez toujours 30mn de marge. Si le train du retour est à 18h, bâtissez votre journée comme s’il était à 17h30. Si vous êtes attendus au resto à 13h, raisonnez comme si vous passiez à table à 12h30 ! Ca vous évitera les mauvaises surprises. Et si votre groupe est discipliné, et que vous avez tenu les – vrais – horaires, rien de grave ! Ces temps de latence seront autant de moment d’échange entre collaborateurs. N’est-ce pas l’un des objectifs principaux d’un événement d’entreprise ?
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Juste avant le séminaire : Le mail de J-2
Ne le négligez jamais ! Il est possible que votre dernier échange avec le restaurateur ou l’hôtelier date de plusieurs semaines. Ou que vous ayez échangé mille fois sur la formule finale. Aussi, 48h avant votre événement, renvoyez un mail récapitulatif de l’événement – nombre de participants, horaires, nature exacte des prestations. Si tout est OK, vous serez d’autant plus rassuré. Si un point cloche, vous aurez 2 jours pour corriger le tir !
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Pour le jour J : Les numéros de téléphone portable
Il est où le car ? Il devrait être là le car, on avait dit 12h30… Quelqu’un a le numéro du chauffeur ?? Pour éviter ce type de moment stressant – puisque dans votre dos, 50 collaborateurs attendent le fameux chauffeur – munissez-vous toujours des numéros de portable (ça vous évite de tomber sur des fixes où personne ne répond) de chacun de vos prestataires du jour J. Quitte à leur envoyer un texto 1h avant d’arriver à leur prestation. Mais n’oubliez pas non plus les numéros de vos collaborateurs ! Histoire de retrouver rapidement Bernard qui a perdu le groupe parce qu’il voulait passer acheter une spécialité locale avant la réunion…
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A ne pas oublier : Les spécificités individuelles
Evidemment, vous n’arriverez pas à contenter tout le monde à 100%. Mais faites le maximum pour éviter les impairs ! Pour cela, en amont de l’événement, envoyez un mail à vos collaborateurs leur demandant de vous fournir toutes les spécificités individuelles qu’ils peuvent présenter : allergies alimentaires bien sûr, mais aussi handicap quelconque (l’activité physique qui exclut un ou plusieurs collaborateurs handicapés, à oublier), phobie… Toutefois, ne vous fermez pas toutes les portes ! Chacun attendra une attention particulière, comme on vous l’évoque dans cet article sur les tendances 2020 de l’événementiel!
