Comment réussir son séminaire d’entreprise ? La question peut sembler simple en apparence, mais dans les faits, organiser un séminaire relève parfois du parcours du combattant entre les attentes de la direction, les souhaits et envies d’une foule de collaborateurs, la recherche de partenaires fiables, voire tout simplement la fixation d’une date suffisamment à l’avance. L’Echappée Bière, première agence d’événementiel spécialisée dans la bière et la biérologie, vous livre ses 10 points clés pour réussir son séminaire.
Toujours privilégier les objectifs professionnels
Pour organiser son séminaire, le réflexe naturel serait de sauter sur son téléphone pour appeler des prestataires : hôteliers, autocaristes, salles de réceptions. Vous faites fausse route ! Prenez d’abord le temps d’analyser les objectifs professionnels qui ont été assignés à ce séminaire : souder les équipes ? célébrer une réussite ? annoncer une mauvaise nouvelle (ça arrive !) ? Ce sont ces objectifs professionnels qui doivent guider l’organisation de votre séminaire. Tout le reste, restauration, animations, temps de loisir, ne doivent être que des prétextes pour atteindre cet objectif.
Accordez votre programme avec votre budget
Cela peut sembler évident. Et pourtant ! Combien d’entreprises, avec un budget limité, tentent de faire du très haut de gamme. C’est l’échec assuré : les prestataires vous feront une proposition au rabais, vos collaborateurs seront déçus et l’image globale renvoyée sera franchement mauvaise. Avec un petit budget : misez sur le simple et l’authentique, ce sera sans doute formidable. Avec un budget important, faites rêver vos collaborateurs, ils en seront ravis !
Le choix de la date
Oubliez le séminaire pendant un pont du mois de mai, pendant les vacances, voire quand des chutes de neige sont à craindre. Et prenez-vous y à l’avance. Un save the date envoyé avec 3 mois d’avance, puis une invitation 1 mois avant l’événement, vous assureront la présence de tout le monde. Un mail à la va-vite 15 jours avant la date finalement prévue, beaucoup moins…
Le choix de la destination
Évidemment, cela dépend de votre budget, mais si vous êtes nombreux, sollicitez peut-être en amont des prestataires locaux pour évaluer la capacité d’accueil hôtelière, en termes de salle de réunion. Une fois que c’est fait, choisissez en fonction de ce qui doit ressortir de votre événement : renforcer le lien entre les équipes ? Pourquoi ne pas choisir Lille et l’image chaleureuse de la région ? Féliciter les collaborateurs ? Pourquoi ne pas opter pour un séminaire haut de gamme à Bordeaux ou sur le bassin d’Arcachon ? Un séminaire international ? Jouez la carte européenne et partez à Strasbourg.
Choisir des prestataires fiables
Les prestataires que vous sélectionnerez sont une des clés de la réussite de votre séminaire. Fuyez ceux qui d’emblée, vous semblent long à la détente (réponse à votre premier mail une semaine après son envoi) ; privilégiez la réactivité… et la souplesse ! Car un séminaire est fait d’une multitude de petits imprévus. Un prestataire qui saura vous gérer cela efficacement et avec le sourrire, ça vaut de l’or !
La rigueur, toujours la rigueur !
Organiser un séminaire, c’est d’abord penser aux timings. Et pour ce faire, ne négligez rien : les pauses cigarettes, les stops aux toilettes après le déjeuner, les transferts à pieds avec l’inertie de groupe. En moyenne, prenez toujours une marge confortable, sinon, vous risquez de devoir engloutir le dessert… ou de rater votre train !
Tenir compte des particularités de vos collaborateurs
Difficile de faire plaisir à tout le monde. Mais les activités sympas sont souvent assez clivantes : sensations fortes, gastronomie, sport… Aussi, ne faites pas une croix sur un programme original pour respecter les particularités de quelques uns : pensez simplement à leur proposer en parallèle une alternative tout aussi sympa.
Entre travail et loisir…
Organiser un séminaire, c’est à la fois se transformer en DRH, en manager et… en animateur de centre de loisirs ! Ne perdez jamais de vue que ces temps particuliers sont à cheval entre le travail et la détente. Alors, sans jamais perdre de vue les objectifs professionnels (point n°1), essayez toujours de rendre le sérieux le plus ludique possible, et le ludique le plus utile possible dans la réalisation de vos objectifs.
Simple ou luxueux : ou placer le curseur ?
Au-delà de la question du budget, difficile de savoir quel standing choisir. Retenez simplement ceci : en séminaire, les gens aiment vivre des expériences qu’ils n’ont jamais vécues. Les top managers habitués au luxe ne seront jamais aussi heureux que dans un cadre authentique à déjeuner d’un cochon à la broche. Les collaborateurs aux habitudes plus modestes vous seront reconnaissants si vous leur offres une part de rêve en alignant les étoiles dans l’assiette ou dans l’hébergement.
Privilégier le local
Quelle que soit la destination choisie, vos collaborateurs apprécieront toujours de vivre une expérience locale et authentique. Dans le choix de l’hébergement, de la restauration, des animations prévues, choisissez le terroir et le couleur locale.
