Organiser un événement d’entreprise, qu’il s’agisse d’un teambuilding, d’un incentive ou d’un séminaire est particulièrement chronophage, plus encore lorsque votre événement se déroule dans une ville où votre société n’est pas implantée. Géré seul, l’organisation d’événements corporate implique de coordonner différents prestataires et de combiner la recherche d’une destination, d’une salle de réunion, d’activités, d’une solution d’hébergement… tout en gardant en ligne de mire vos objectifs et en créant un événement marquant.
Passer par une agence événementielle vous offre le confort d’une solution clé en main. Vous profiterez par ailleurs de son réseau de partenaires locaux, dont elle connaît le sérieux, et de son regard expert apportant créativité et plus-value à votre événement tout en respectant les objectifs fixés.
Pour garantir une compréhension claire de vos attentes et de vos besoins, la première étape cruciale est donc de rédiger à son attention un brief détaillé. Dans cet article, nous allons explorer les points essentiels à inclure dans votre cahier des charges pour maximiser la réussite de votre événement.
L’Intérêt d’un Cahier des Charges Précis
Un cahier des charges précis permet de mettre sur papier toutes vos idées et attentes pour l’événement. Cela offre une vision claire de vos objectifs, aidant ainsi l’agence événementielle à personnaliser chaque détail pour répondre à vos besoins spécifiques. En clarifiant vos attentes, vous minimisez les risques de malentendus et permettez à l’agence événementielle de livrer un résultat qui correspond exactement à vos aspirations. Retenez que plus vous livrez d’informations précises, plus l’agence sera pertinente dans sa proposition. Ne sous-estimez pas l’importance de cette étape de rédaction du brief et consacrez-y le temps nécessaire, en incluant de préférence les décisionnaires pour être le plus complet possible. Un changement d’orientation en cours de route serait contre-productif et chronophage. En bref, il est important de rédiger dès le début de votre projet un brief digne de ce nom.
Points Essentiels à Inclure dans Votre Brief
1. Définition des Objectifs de l’Événement
Commencez par définir clairement les objectifs de votre événement. Précisez si vous visez l’accroissement de votre notoriété, la promotion d’un produit ou service, ou encore le renforcement des liens internes. Cette information aidera à orienter la stratégie globale de l’événement.
2. Typologie de l’Événement
Indiquez le type d’événement que vous envisagez. Est-ce une conférence, une soirée de gala, un team building, un séminaire, une soirée client ? La typologie déterminera le format, le ton, et les activités qui seront prévus.
3. Dates & durée
Notre conseil ? Restez flexible et avoir plusieurs dates en tête non seulement pour réunir le plus grand nombre de participants mais aussi pour éviter de passer à côté d’un lieu génial qui serait déjà privatisé ou d’une offre d’hébergement sur laquelle vous avez flashé.
4. Nombre de Participants Attendus
Il est toujours difficile d’anticiper cette question mais indiquez le nombre approximatif de participants, pourquoi pas en lançant un sondage en interne. Déterminez au minimum une fourchette basse et une fourchette haute. Cela influencera le choix du lieu et la planification des activités pour assurer une expérience optimale pour tous.
5. Souhaits en Termes de Food/Traiteur et Boissons
Partagez vos préférences culinaires et en matière de boissons. Que ce soit des régimes spécifiques, des thèmes gastronomiques, ou des choix de boissons particuliers, ces détails contribueront à créer une expérience mémorable pour vos invités.
6. Budget
Sans surprise, c’est un point central dans votre brief. Essayez d’être le plus précis possible en indiquant soit un budget total soit un coût par personne (en Hors taxe). Comme pour le nombre de participants, une fourchette basse et haute est un minimum à fournir pour guider l’agence dans ses recherches et son livrable. Si vous êtes perdu.e, n’hésitez pas à vous référer à de précédents événements réalisés en interne pour vous donner une échelle comparative.
7. Deadline
Fixez une date limite pour la remise des propositions, qui laisse du temps à l’agence événementielle pour élaborer une stratégie complète et créative. Communiquez-lui vos besoins en interne, notamment la date à laquelle vous prévoyez d’envoyer vos invitations ou save the date.
Pour affiner votre brief
Evidemment, vous pouvez aller plus loin encore que cette liste d’éléments indispensables. Rappelez-vous que, plus vous aiguillerez l’agence sur vos envies, meilleure sera sa recommandation. Voilà quelques informations que vous pouvez rajouter à votre brief :
Le type de lieu que vous recherchez : le choix du lieu peut rapidement faire la différence et rendre un événement marquant. Recherchez-vous un lieu haut-de-gamme, authentique et convivial ? insolite ?
Le thème : définir un thème permet de créer une ambiance, d’embarquer les participants dans un univers mais aussi de déterminer la scénographie de votre événement et de choisir en cohérence les animations qui le ponctueront.
Les animations : elles font le sel de votre événement et vous aident à atteindre vos objectifs notamment si vous recherchez à resserrer les liens de vos équipes, à installer une atmosphère festive ou encore à créer des souvenirs durables que vos collaborateurs se remémoreront longtemps. Evidemment, notre agence peut vous proposer une multitude d’animations autour de la découverte de la bière artisanale et de la gastronomie.
Vous l’avez compris, rédiger un brief précis est la clé pour un événement réussi. En investissant du temps dans la préparation de votre cahier des charges, vous créez une base solide pour une collaboration fructueuse. Alors, prêt à transformer vos idées en un événement inoubliable ? L’Echappée Bière est là pour vous accompagner à chaque étape de votre événement corporate, de la prise de brief à la production de votre événement. Et si vous avez du mal à rédiger votre cahier des charges ou que vous vous posez encore des questions sur le meilleur format d’événement, n’hésitez pas à nous solliciter !
